SURAT KIRIMAN RASMI

KARANGAN BERBENTUK SURAT RASMI

MAKSUD SURAT RASMI

Terdapat dua jenis surat kiriman dalam Bahasa Melayu iaitu surat kiriman rasmi dan surat kiriman tidak rasmi.

Surat kiriman rasmi mempunyai format yang telah ditentukan. Untuk tujuan peperiksaan, awda haruslah menulis mengikut format yang telah ditentukan. Kegagalan awda menuruti format akan menyebabkan markah karangan awda dipotong. Ini kerana terdapat peruntukan markah untuk calon-calon yang menulis mengikut format yang telah ditentukan itu.

    

    JENIS-JENIS SURAT RASMI

    Surat kiriman rasmi adalah surat yang dianggap formal. Surat itu mungkin ditujukan      kepada pihak tertentu seperti kerajaan, firma swasta, dan individu untuk urusan-urusan rasmi, bukannya peribadi. Terdapat beberapa jenis surat rasmi, seperti : 

     Surat Permohonan 

   Surat permohonan ini ditulis untuk memohon atau meminta sesuatu seperti memohon bantuan, biasiswa, pekerjaan, jawatan dan sebagainya. Biasanya surat permohonan ditujukan  kepada instistusi atau organisasi. Orang yang ditujukan permohonan ialah atas sifat rasminya, seperti sebagai menteri, pegawai, guru besar, pengurus dan sebagainya.

     Surat rayuan

     Surat ini ditulis untuk merayu pihak-pihak tertentu supaya memberi pertimbangan kepada pihak yang menulis. Apabila seseorang itu dibuang kerja umpamanya, dia boleh menulis surat rayuan kepada pengurusnya. Dalam surat itu, dia akan mengemukakan beberapa alasan atau bukti supaya dia diterima bekerja semula. Biasanya surat rayuan ditulis untuk untuk mendapatkan simpati daripada pihak yang ditujukan supaya mempertimbangkan semula tindakan yang sudah atau akan diambil.

     Surat bantahan/ Aduan

    Surat bantahan berlainan sedikit dengan surat rayuan. Kalau dalam surat rayuan penulis merayu supaya pertimbangans emula diberikan kepadanya, surat bantahan ditulis untuk membantah sesuatu tindakan yang telah atau akan diambil oleh sesuatu pihak. Tujuan bantahan dibuat ialah supaya tindakan serta merta diberhentikan oleh pihak yang ditujukan. Perbezaannya dengan surat rayuan, penulis surat biasanya mengakui kesilapan yang telah dilakukan sedangkan dalam surat bantahan penulis mengemukan kesilapan-kesilapan yang mungkin dilakukan pihak orang yang ditujukan.

     Surat undangan rasmi

    Surat ini ditulis untuk mengundang secara rasmi pihak yang ditujukan supaya menghadiri sesuatu majlis atau pertemuan yang dirancang. Biasanya surat undangan rasmi ini ringkas berbanding surat-surat yang lain. Kalaupun surat ini panjang, yang panjang itu adalah lampiran surat aiatu mungkin agenda mesyuarat yang akan diadakan atau pelan tempat pertemuan itu akan diadakan.

     Surat Perniagaan

    Surat perniagaan banyak ditulis kepada pihak  yang melibatkan diri di dalam perniagaan. Surat ini ditulis kepada pihak berkenaan untuk mendapatkan sesuatu barangan atau perkhidmatan. Awda mungkin menulis surat perniagaan ini kepada penerbit buku jika mahu memesan buku-buku daripada mereka. Pihak sekolah awda mungkin menulis surat perniagaan ini kepada pengusaha perabot jika mahu memesan kerusi meja.

FORMAT SURAT KIRIMAN RASMI

 

     Dalam surat kiriman rasmi, antara formatnya adalah seperti berikut :

     Alamat Pengirim

     Alamat ini ditulis dengan selengkapnya, termasuk kod pos di atas sebelah kiri surat. Nama pengirim tidak perlu dituliskan di ruangan ini  kerana  nama itu akan ditulis nanti selepas ruangan tandatangan. Bagi surat yang ditulis pada kertas yang berkepala (letter head), ruangan ini tidak perlu ditulis kerana pada kertas itu telah sedia tercetak alamat pengirim.

  Garisan panjang melintang

    Garisan ini dibuat di bawah alamat pengirim dari kiri hingga ke kanan. Garisan ini akan memisahkan maklumat tentang pengirim dengan maklumat tentang penerima. Sebaik-baiknya garisan ini hendaklah dibuat setelah langkau sebaris dari alamat pengirim.

   Nama dan alamat penerima

   Ruangan ini ditulis di bawah garisan panjang melintang, sekurang-kurangnya langkau sebaris selepasnya. Nama dan alamat penerima hendaklah ditulis sejajar dengan alamat pengirim, iaitu di sebelah kiri surat. Pada baris akhir alamat penerima hendaklah digarisi.

     Tarikh

     Tarikh ditulis di sebelah kanan surat dan sebaris dengan baris akhir alamat penerima yang digarisi tadi. Nama bulan hendaklah ditulis dengan huruf besar  selengkapnya dan tanda (.) diletakkan selepas tahun akhir itu. Perlu dingat bahawa nama singkatan bulan seperti DIS. Atau OKT. Tidak boleh digunakan, tetapi dieja penuh iaitu DISEMBER atau OKTOBER.

     Panggilan hormat penerima

    Ruangan ini ditulis dibawah alamat penerima, sekurang-kurangnya dilangkau satu baris. Panggilan hormat penerima hendaklah disesuaikan dengan jawatan orang  yang ditujukan surat itu seperti Yang Berhormat, datuk, Tan Sri, Tuanku, Tuan, Puan, Saudara, Encik dan sebagainya.

     Perkara atau judul surat

   Perkara atau judul surat ini ditulis selepas sekurang-kurangnya langkau sebaris dari panggilan hormat penerima. Setiap awal perkataan untuk perkara ini haruslah ditulis dengan huruf besar dan keseluruhannya hendaklah digarisi. Perkataan Per : tidak perlu ditulis.

 

     Perenggan pendahuluan

    Perenggan ini dimulakan di sebelah kiri surat, iaitu selepas langkau sebaris dari perkara atau judul surat. Nombor tidak perlu dituliskan untuk perenggan pendahuluan ini. Antara lain perenggan pendahuluan ini bolehlah menjelaskan latar belakang perkara atau judul surat.

     Perenggan-perenggan isi

     Perenggan-perenggan  selepas pendahuluan dinamakan perenggan isi. Setiap perenggan ini perlu dimulai dengan nombor dan tanda titik (.). Permulaan ayat untuk perenggan ini ditulis ke dalam sedikit. Bagi perenggan yang memerlukan pecahan, gunakanlah huruf abjad (a),(b),(c),(d) dan seterusnya. Jika di bahagian huruf abjad itu masih ada pecahannya lagi, maka gunakanlah nombor roman (i),(ii),(iii),(iv),(v) dan seterusnya.

     Perenggan penutupan isi

   Perenggan ini juga dimulakan dari sebelah kiri surat dan tidak perlu diberi nombor. Perenggan ini sebaik-baiknya ditulis setelah langkau sebaris dari perenggan ini ringkas seperti Sekian terima kasih, sekian dimaklumkan, semoga mendapat perhatian tuan, semoga mendapat kerjasama tuan dan sebagainya.

     Pengakuan pengirim

     Ruangan ini ditulis selepas langkau dua baris dari perenggan penutup. Huruf pertama pada kata yang pertama ruangan ini mastilah ditulis dengan huruf besar dan pada kata-kata yang lain ditulis dengan huruf kecil. Tanda koma (,) hendaklah ditulis selepas rangkai kata yang biasa digunakan sebagai pengakuan pengirim ialah Yang Benar, Yag Berharap, yang Ikhlas dan sebagainya.

     Tandatangan pengirim

    Tandatangan ini diletakkan setelah sekurang-kurangnya langkau dua baris dari pengakuan pengirim. Ruangan ini mesti ditulis di sebelah kiri surat iaitu sejajar dengan pengakuan pengirim.

     Nama pengirim

    Nama pengirim ini ditulis selepas tandatangan dan tanpa sebarang langkauan baris. Nama hendaklah ditulis dalam huruf besar seluruhnya dan diapit dengan tanda kurungan ( ). Nama jawatan pengirim boleh diletakkan selepas nama, tetapi perlu ditulis dengan huruf kecil, kecuali di setiap awal kata saja.

                                                                   Jawatan pengirim                                                                                            Hendaklah ditulis di bawah nama pengirim.

CONTOH SOALAN PEPERIKSAAN SPE 2014 Kamu mendapati bahawa pusat sumber sekolah kamu mengalami banyak kekurangan. Keadaan ini menyebabkan pelajar-pelajar menghadapi masalah menggunakan pusat sumber berikut. Tulis sepucuk surat kepada pengetua sekolah kamu untuk menerangkan masalah tersebut tidak kurang daripada 100 patah perkataan.

Rujukan : Kursus Lengkap Bahasa Melayu SPM Kertas 1, Hamedi Mohd Adnan, Penerbitan Elman, Kuala Lumpur.